ELStAM richtig anwenden

 

Seit 2013 gilt für Sie als Arbeitgeber , wie Sie wissen, das Verfahren der Elektronischen Lohn-Steuer-Abzugsmerkmale (abgekürzt: ELStAM). Das heißt, seit 2013 nehmen Sie den Lohnsteuerabzug nicht mehr nach den Angaben in Lohnsteuerkarten, sondern nach diesen elektronischen Merkmalen vor.

Anmeldung neuer Mitarbeiter.

Für neu eingestellte Mitarbeiter muss Ihr Lohnbüro eine elektronische Meldung an das Finanzamt erstatten und die ELStAM anfordern. Mit der Anmeldung werden neue – elektronische – Lohnsteuerabzugsmerkmale über den neuen Mitarbeiter gebildet. Im Rahmen unseres Lohnsteuerservices übernehmen wir auch das komplette Anmeldeprozedere für alle Ihre Neueinstellungen.

Änderungen

Ihre Arbeitnehmer können bzw. müssen Änderungsanträge bei ihrem Wohnsitzfinanzamt einreichen, wenn sich die steuerliche Situation ändert. Hier wird je nach Fallkonstellation bei inhaltlich falschen ELStAM vom Finanzamt eine "Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug" ausgestellt und der Arbeitgeberabruf wird vorübergehend gesperrt. Nach Aufhebung der Sperre werden die ELStAM erneut zum Abruf bereitgestellt.

Fehlgeschlagene Anmeldungen

Ein häufiges Problem stellen fehlgeschlagene Anmeldungen dar. Erscheint der Hinweise "keine Anmeldeberechtigung", wurde ggf. durch Ihren Arbeitnehmer eine Sperre verursacht. Arbeitnehmer können grundsätzlich einem Datenabruf aus der ELStAM-Datenbank durch Sie als Arbeitgeber widersprechen. Die Arbeitnehmer können hierzu bei ihrem Wohnsitzfinanzamt entweder eine Positivliste mit allen Arbeitgebern einreichen, die ELStAM-Daten abrufen dürfen, oder alternativ eine Negativliste mit allen Arbeitgebern, die nicht auf ELStAM zugreifen dürfen.

Die Einreichung solcher Positiv-/Negativlisten ist für den Arbeitgeber aber mit einem erheblichen Nachteil verbunden: Bei Widerspruch gegen die Zugriffsberechtigung kommt in allen Fällen ein Lohnsteuerabzug nach der Klasse VI in Betracht. Wir beraten Ihre Arbeitnehmer hierzu gerne und erläutere/erläutern die Vor- und Nachteile.

Wir empfehlen Arbeitnehmern in diesem Zusammenhang vor Erteilung eines Abrufverbots ihr elektronisches Lohnkonto einzusehen. Hierzu ist ein Antrag beim zuständigen Wohnsitzfinanzamt zu stellen. Eingesehen werden können die Daten der letzten 24 Monate.

Eine Abrufsperre kann aber auch durch einen Wohnsitzwechsel hervorgerufen werden. Ist der Wohnsitz nach Mitteilung der Meldebehörde unbekannt, sollten Sie dies mit Ihrem Arbeitnehmer klären. Dieser muss – sofern ein Wohnsitzwechsel im Inland stattgefunden hat – den neuen Wohnsitz der Meldebehörde mitteilen. Danach können die Daten in der Regel wieder problemlos abgerufen werden.

Erscheint als Fehlermeldung "keine Abrufberechtigung mehr ab (Datum)", ist die Sperre mit dem Tod des Arbeitnehmers begründet. Wir erfahren dies oft bei ehemaligen Mitarbeitern, die Ruhegehalt beziehen. In solchen Fällen müssen Sie noch eine Abmeldung des Arbeitnehmers in der ELStAM-Datenbank durchführen. Wir erledigen das gerne für Sie.

Steuer-Identifikationsnummer

Achten Sie stets darauf, dass Ihnen jeder Arbeitnehmer seine Steuer-Identifikationsnummer vorlegt. Diese wird zum Abruf der ELStAM benötigt. Erscheint beim Abruf der Hinweis, dass die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers nicht verifiziert werden kann, liegt in vielen Fällen ein Zahlendreher vor oder die Identifikationsnummer ist falsch. Wenden Sie sich in diesen Fällen an Ihren Arbeitnehmer. Soweit notwendig, kann die korrekte Identifikationsnummer auch bei den Behörden erfragt werden.

ELStAM-Stammdaten-Check

Zur Vermeidung fehlgeschlagener Anmeldungen empfehlen wir Ihnen die regelmäßige Überprüfung, ob für alle Ihre angemeldeten Arbeitnehmer die nachfolgenden Daten abrufbar sind bzw. ob Ihnen diese zur Verfügung stehen:

  • Steuerklasse und ggf. der Faktor,
  • die Kinderfreibeträge,
  • alle sonstigen Freibeträge und Hinzurechnungsbeträge und
  • die Religionszugehörigkeit für den Abzug von Kirchensteuer.

Arbeitnehmern wird jeweils ein Ausdruck der ELStAM mit den aktuell geltenden Abzugsmerkmalen zur Vorlage beim Arbeitgeber ausgehändigt. Gleiches gilt, wenn der Arbeitnehmer für das laufende Kalenderjahr die Berücksichtigung eines Kinderzählers, der Steuerklasse II, eines Faktors oder einer anderen Steuerklassenkombination bei Ehegatten beantragt hat. Fordern Sie ggf. diesen Ausdruck an und gleichen Sie die Daten ab.

Geltungsdauer eingetragener Lohnsteuerfreibeträge

Wir empfehlen Ihnen, Ihre Mitarbeiter ständig darauf hinzuweisen, dass die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale unterschiedliche Geltungsdauern haben. Für eingetragene Lohnsteuerfreibeträge und für das Faktorverfahren ist – technisch bedingt voraussichtlich aber erst ab dem Lohnsteuerabzugsverfahren 2015 – eine 2-jährige Geltungsdauer vorgesehen. Die entsprechende Rechtsgrundlage hierfür ist bereits in Kraft. Die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Steuerklasse und der Kinderfreibeträge gelten solange fort, bis sich die tatsächlichen Verhältnisse ändern.

Arbeitnehmer, die für das Kalenderjahr 2015 noch keine antragsgebundenen Lohnsteuerabzugsmerkmale beantragt haben, müssen dies beim zuständigen Finanzamt tun. Dies gilt insbesondere für Freibeträge für Werbungskosten, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen. Kinderfreibeträge werden grundsätzlich automatisch gebildet und berücksichtigt, wenn die Kinder minderjährig sind und in derselben Gemeinde ansässig sind. Andernfalls ist ein gesonderter Antrag erforderlich.

Bitte beachten Sie: Für alle neu zu stellenden Anträge auf die Eintragung von Lohnsteuerfreibeträgen gelten besondere Fristen und Formvorschriften. Sprechen Sie uns diesbezüglich bei Bedarf gerne an.

Besonderheiten für zusammenveranlagte Ehegatten

Zusammenveranlagten Ehegatten wird für den Lohnsteuerabzug unter ELStAM jeweils programmgesteuert die Steuerklasse IV zugewiesen, wenn einer der Ehegatten ein Dienstverhältnis beginnt. Gleiches gilt, wenn beide Ehegatten erstmals in ein Dienstverhältnis eintreten. Sofern diese programmgesteuerte Zuordnung nicht zutreffend ist und die Klassenkombination III/V oder das Faktorverfahren zur Anwendung kommen soll, muss ein gemeinsamer Antrag beim Wohnsitzfinanzamt gestellt werden. Hierfür gelten Besonderheiten, die zu beachten sind.

Wichtige Hinweise für Arbeitnehmer

Behalten Sie stets folgende Hinweise für Ihre Arbeitnehmer im Auge:

  1. Eingetragene Steuerklassen und Zahl der Kinderfreibeträge werden vom Bundeszentralamt für
        Steuern aufgrund von Mitteilungen der Meldebehörden in den meisten Fällen von Amts wegen geändert.
  2.  Für alle anderen Eintragungen bestehen Änderungsmitteilungspflichten des Arbeitnehmers gegenüber              Finanzverwaltung und Arbeitgeber. Diese gelten generell, wenn sich die Verhältnisse zu Ungunsten des          Arbeitnehmers ändern, insbesondere im Fall einer dauernden Trennung, eines Wegfalls der                              Voraussetzungen des Entlastungsbetrags für Alleinerziehende usw.
  3. Lässt sich der Arbeitnehmer einen Freibetrag eintragen, ist er grundsätzlich verpflichtet, eine                             Einkommensteuererklärung bei seinem Finanzamt abzugeben.

Darüber hinaus sollten Sie Ihre Arbeitnehmer darauf hinweisen, dass die Eintragung eines Freibetrags bei den ELStAM unter dem Vorbehalt der Nachprüfung steht. Wir stehen Ihnen diesbezüglich ebenfalls gerne zur Verfügung.

Das Verfahren der ELStAM wird aktuell im dritten Jahr angewandt. Unsere Erfahrungen sind positiv. Voraussetzung für die erfolgreiche Anwendung ist u. a. eine stetige Stammdatenpflege, ein permanentes Update der angewendeten Computersoftware und eine zeitnahe Mitarbeiterschulung.